使用手册
1. 使用对象
角色 | 主要工作 |
外贸业务员 | 创建报价单、形式发票（PI）、销售订单、装箱单（PL）、报关单、货运代理单证 |
采购员 | 创建采购订单、采购退货 |
仓管员 | 入库登记、出库确认、盘点核对、调拨操作 |
财务/老板 | 查看应收应付、收付款登记、结汇核销、查看库存和利润 |
2. 使用前准备
在正式使用前，建议按顺序完成以下基础数据录入：
- 产品信息：录入所有产品的编码、名称、品牌、规格型号、单位，以及外贸相关字段
- 产品分类：建立产品分类体系
- 仓库信息：录入所有仓库名称
- 仓位信息：为每个仓库设置仓位（如 A-01、B-03）
- 客户：录入客户基本信息，包括中英文公司名称、联系人、国家/地区、结算币种、贸易条款偏好、结算方式偏好
- 供应商信息：录入供应商基本信息和联系方式
- 资金账户：录入企业银行账户和现金账户，包括人民币账户和外币账户
- 币种与汇率：维护常用币种的实时汇率，确保后续订单和收款自动折算
3. 系统入口与导航
登录简道云后，进入「进销存-外贸版」应用，左侧菜单按业务模块分组：
- 基础数据：产品、仓库、辅助表
- 客户管理：客户、跟进记录、客户名片管理、出海展会清单
- 采购管理：采购申请、采购订单（PO）、采购入库、采购退货
- 销售管理：报价单、销售订单、销售出库、销售退货、销售换货
- 单证制作：形式发票（PI）、装箱单（PL）、货运代理单证、报关单
- 库存管理：其他入库、其他出库、库存调拨、库存盘点
- 财务管理：应收应付明细、商业发票（CI）、收款单-外贸版、结汇单、应付账款-对账、进项发票、付款单、资金账户、币种与汇率管理
4. 业务操作流程
4.1 报价单（外贸业务起点）
操作步骤：
- 进入「报价单」，点击添加
- 选择客户，系统自动带出客户的结算币种、贸易条款偏好和结算方式偏好
- 在「报价产品明细」中添加产品，填写数量、单价（外币）
- 选择贸易条款并填写相关信息
- 选择结算方式并填写相关信息
- 系统自动计算总金额（外币）和人民币金额（按汇率折算）
- 提交并发送给客户
4.2 形式发票（PI）
客户确认报价后，生成形式发票作为外贸合同的书面确认。
操作步骤：
- 进入「形式发票（PI）」，点击新建
- 选择关联的「报价单」，系统自动带出客户信息和产品明细
- 确认贸易条款和结算方式
- 填写资金账户（用于客户付款）
- 提交后自动按打印模板生成可打印的 PI 文件
- 客户可据此安排付款或开证
提示：打印模板仅供参考，需按照业务要求自行调整排版和内容，调整后，提交数据则无需手动排版，系统自动将表单数据填充到模板中生成打印文件。
4.3 销售订单
PI 确认后，生成销售订单，进入内部备货或者生产流程。
操作步骤：
- 进入「销售订单」，点击添加
- 选择关联的「报价单」，系统自动带出客户信息和产品明细
- 填写收款计划和送货计划
- 提交
4.4 销售出库
备货完成后，确认出库。
操作步骤：
- 进入「销售出库」，点击添加
- 选择关联的「销售订单」，系统自动带出客户、产品明细
- 确认出库仓库和仓位
- 确认出库数量
- 提交
4.5 装箱单（PL）
出库后，制作装箱单作为货运和报关的必要附件。
操作步骤：
- 进入「装箱单（PL）」，点击添加
- 选择关联的「销售出库」单，系统自动带出产品明细并按照装箱量自动计算箱数和每箱产品数量
- 在「装箱明细」中填写每箱的包装种类、体积，完善唛头、集装箱号、封条号
- 系统自动计算总箱数、总毛重、总净重、总体积
- 提交
4.6 报关单和货运代理单证
分别完成出口报关和委托货代公司安排运输。
操作步骤：
- 进入相关表单，点击添加
- 选择关联的「装箱单（PL）」或「销售出库」
- 系统自动带出产品明细
- 填写表单中其他相关信息
- 提交
4.7 商业发票（CI）
货物出运后，生成商业发票作为正式收款和报关的核心凭据。
操作步骤与形式发票（PI）相似：
- 进入「商业发票（CI）」，点击添加
- 选择关联的「销售订单」，系统自动带出客户信息和产品明细
- 填写资金账户（用于客户付款）
- 提交
4.8 收款单
客户付款后，登记外币收款。
操作步骤：
- 进入「收款单」，点击添加
- 选择关联的「商业发票（CI）」
- 选择收款账户（外币账户）
- 填写收款金额（外币）
- 填写收款日期、银行水单号
- 提交
4.9 结汇单
将外币收款按实际汇率结汇为人民币入账。
操作步骤：
- 进入「结汇单」，点击添加
- 选择需要结汇的资金账户
- 选择关联的「收款单」
- 填写结汇汇率（实际汇率）
- 系统自动计算人民币金额
- 选择人民币入账账户
- 填写银行水单号
- 提交
5. 常见问题
Q：形式发票（PI）和商业发票（CI）有什么区别？
A：PI 是外贸合同的书面确认，客户据此安排付款或开证；CI 是正式收款和报关的核心凭据，货物出运后生成，客户据此安排付款。PI 关联报价单，CI 关联销售订单。
Q：多币种结算时汇率怎么确定？
A：在「币种与汇率管理」中维护各币种的实时汇率，订单和收款自动按汇率折算人民币与外币双金额。结汇时按实际汇率计算。
Q：装箱单（PL）和报关单的关系是什么？
A：装箱单记录每箱的毛重、净重、体积、箱数，是货运和报关的必要附件。报关单在装箱单基础上填写报关行、报关单号、贸易方式、运输方式、HS编码和申报金额，完成出口报关。
Q：展会现场如何快速收集客户信息？
A：使用「客户名片」表单，现场录入公司名、联系人、国家/地区、意向产品和意向等级，展后可按意向等级快速跟进转化。可以考虑直接使用OCR识别功能来自动识别名片上的信息：https://hc.finecloud.com/app/open/16031
Q：外贸单证之间的关联关系是什么？
A：报价单 → 形式发票（PI）→ 销售订单 → 销售出库 → 装箱单（PL）→ 报关单 → 货运代理单证 → 商业发票（CI）→ 收款单 → 结汇单，全链路数据贯通、单证可追溯。
Q：贸易条款（EXW/FOB/CIF/DDP/DDU）有什么区别？
A：EXW（工厂交货）：买方承担所有费用和风险；FOB（船上交货）：卖方负责到装运港，买方负责海运和后续；CIF（成本加保险费加运费）：卖方负责到目的港；DDP（完税后交货）：卖方负责到目的国清关和税费；DDU（未完税交货）：卖方负责到目的国，买方负责清关和税费。系统会根据贸易条款自动关联内陆运费、港杂费、报关费、海运费、保险费、目的国清关费等费用明细。
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