应用说明 - 简道云

应用说明

1. 应用价值总结

这套应用帮助外贸企业用一套工具管好采购、销售、库存和往来资金，同时通过「外贸单证 + 多币种结算」机制精确管理每一笔进出口业务——从报价到形式发票、从装箱报关到货运代理、从外币收款到结汇入账，外贸全流程单单有据、笔笔可追溯。

2. 应用概述

这是一套面向中小型外贸企业的进销存管理系统，覆盖采购、销售、库存、资金四大核心环节，并内置外贸全链路单证制作能力（形式发票 PI、装箱单 PL、报关单、货运代理单证）和多币种结算与结汇核销能力。

3. 功能清单

阅读提示：本手册仅介绍进销存-外贸版相对于通用进销存的行业特殊功能，包括单证、多币种、结汇等。采购订单、销售订单、库存调拨等通用操作不再赘述，请参考 通用进销存使用手册。

3.1 外贸单证模块

表单名称	表单作用
形式发票（PI）	生成形式发票，含客户信息、产品明细、贸易条款、结算方式、银行信息，是外贸合同的核心单证
装箱单（PL）	制作装箱单，自动生成装箱明细，记录每箱的毛重、净重、体积、箱数
报关单	制作出口报关单，记录报关行、报关单号、报关日期、贸易方式、运输方式、HS编码、申报金额等
货运代理单证	管理货代委托信息，记录货代公司、提单号、船名航次、装运港/目的港、ETD/ETA、集装箱号等

3.2 出海获客模块

表单名称	表单作用
出海展会管理	管理展会全流程：展会信息、报名与人员安排、签证跟踪、展品清单与运输状态
客户名片	展会现场收集客户名片，记录公司名、联系人、国家/地区、意向产品和意向等级，展后快速跟进

3.3 销售结算模块

表单名称	表单作用
报价单	向客户提供报价，支持多币种报价、贸易条款和结算方式选择
形式发票（PI）	生成形式发票，含客户信息、产品明细、贸易条款、结算方式、银行信息，是外贸合同的核心单证
销售订单	生成正式销售订单，含明细、收款计划和送货计划，关联 PI 编号
销售出库	备货出库确认
收款单-外贸版	记录客户的回款，关联 PI、支持外币收款账户、自动汇率折算
结汇单	将外币收款按实际汇率结汇为人民币入账，记录结汇银行、结汇汇率、银行水单号

4. 核心逻辑说明

4.1 什么是外贸单证

外贸单证是进出口业务中必须制作和流转的一系列商业文件，包括形式发票（Proforma Invoice, PI）、装箱单（Packing List, PL）、报关单、货运代理单证等。它们是国际贸易合规、货物通关和货款结算的必要凭据。

它与「普通销售单据」不同：普通销售单只管"卖了多少"，外贸单证还管"怎么出口、怎么运输、怎么收汇"——从贸易条款到运输方式、从报关金额到结汇核销，每个环节都有对应的单证支撑。

4.2 外贸单证流转主链路

报价阶段：业务员根据客户需求，在「报价单」中选择产品、确定价格、选定贸易条款（FOB/CIF/DDP 等）和结算方式（现结/预付/信用证/见单付款），生成报价发送给客户。

形式发票（PI）：客户确认报价后，在「形式发票」中生成 PI，关联报价单，包含完整的买卖双方信息、产品明细、总金额（外币）、贸易条款、结算方式和银行信息。PI 是外贸合同的书面确认，客户据此安排付款或开证。提交后系统自动按预设打印模板生成格式规范的打印文件，可直接发送给客户。

销售订单：PI 确认后，录入「销售订单」，进入内部备货和生产流程。一站式查看与跟踪进展。

出库与装箱：备货完成后，通过「销售出库」确认出库；随后在「装箱单（PL）」中关联「销售出库」，可自动生成装箱明细——每箱的毛重、净重、体积、箱数，作为货运和报关的必要附件。

报关出口：在「报关单」中填写报关行、报关单号、贸易方式、运输方式、HS编码和申报金额等信息，完成出口报关。
货运代理：在「货运代理单证」中委托货代公司安排运输，记录提单号、船名航次、装运港/目的港、ETD/ETA、集装箱号等信息。
商业发票（CI）：货物出运后，在「商业发票」中生成 CI，关联销售订单，包含完整的买卖双方信息、产品明细、总金额（外币）、贸易条款、结算方式和银行信息。CI 是正式收款和报关的核心凭据，提交后系统自动按预设打印模板生成格式规范的打印文件，可直接发送给客户或用于银行交单。
收款与结汇：客户付款后，在「收款单」中登记外币收款，关联商业发票（CI）和外币账户；随后通过「结汇单」将外币按实际汇率结汇为人民币入账，银行水单留档。

4.3 多币种与汇率管理

外贸业务涉及多种货币结算，汇率波动直接影响订单金额、收款金额和结汇损益。系统通过「币种与汇率」表单统一管理各币种的实时汇率，报价单、PI、CI、收款单等业务单据自动按汇率折算人民币与外币双金额。

汇率维护的两种方式：

手动维护：定期（建议每周或每月）登录系统，在「币种与汇率」表单中手动更新各币种的最新汇率。适合汇率波动不大或业务量较小的企业。
自动同步：通过 API 集成第三方汇率服务（如中国人民银行外汇牌价、Exchangerate-API、Fixer.io 等），定时自动同步汇率到「币种与汇率」表单。适合汇率波动频繁或业务量较大的企业，可避免手动维护的滞后和遗漏。

提示：汇率数据直接影响订单金额、收款金额和结汇损益的计算准确性。如果使用手动维护方式，建议建立定期更新机制（如每周一上午更新）；如果使用自动同步方式，建议配置定时任务（如每天凌晨自动同步）并监控同步状态，确保汇率数据的及时性和准确性。

汇率对业务单据的影响：

报价单：按当前汇率折算人民币金额，供内部参考
形式发票（PI）：按当前汇率折算人民币金额，客户按外币付款
商业发票（CI）：按当前汇率折算人民币金额，作为正式收款凭据
结汇单：按实际结汇汇率计算人民币金额，与收款时的汇率差异形成汇兑损益

5. 关键业务流程

报价 → 形式发票（PI）→ 销售订单 → 备货出库 → 装箱单（PL）→ 报关 → 货运代理 → 商业发票（CI）→ 收款 → 结汇
采购申请 → 采购订单 → 采购入库 → 应付账款确认 → 付款
采购入库 → 库存增加 → 销售出库 → 库存减少
销售退货 → 库存增加 → 应收账款冲减
采购退货 → 库存减少 → 应付账款冲减
销售换货：退回旧品 → 换出新品
库存盘点 → 实盘差异确认 → 盘盈盘亏结算 → 库存调整
展会获客：展会报名 → 人员与签证安排 → 展品准备与运输 → 展会现场收集名片 → 展后报价跟进

6. 核心功能亮点

外贸单证一站式：形式发票（PI）、装箱单（PL）、报关单、货运代理单证在线制作，数据从报价单和销售订单自动关联填充，减少重复录入和出错。PI 等单证提交后可自动按打印模板生成可打印文件。
多币种自动换算：支持 USD、EUR、GBP、JPY 等主流币种，汇率统一管理，订单、发票、收款自动按汇率折算人民币与外币双金额。
多种贸易条款：内置 EXW、FOB、CIF等多种贸易条款，自动显隐内陆运费、港杂费、报关费、海运费、保险费、目的国清关费等费用明细。
结算方式灵活：支持现结、预付、信用证、见单付款四种结算方式；信用证场景下可登记信用证号、开证行、装运期、效期、交单期等完整信息。
收款结汇闭环：外贸版收款单关联 PI 和外币账户，结汇单按实际汇率将外币转为人民币入账，银行水单留档，清晰可查。
出海展会管理：展会报名、人员安排、签证跟踪、展品清单与运输状态全流程管理，展会现场收集客户名片，意向分级，展后快速跟进转化。
客户双语档案：客户信息中英文双语维护，记录国家/地区、结算币种偏好、贸易条款偏好和结算方式偏好，报价和订单自动带出。
报价到收付全链路：报价单 → PI（客户确认）→ 销售订单 → 出库 → 装箱单 → 报关 → 货代 → CI（商业发票）→ 收款 → 结汇，外贸业务全链路数据贯通、单证可追溯。

7. 建议使用方式

先录入基础资料：先完善客户（含中英文信息、结算币种、贸易条款偏好）、供应商、产品（含 HS 编码、退税率、FOB 价格）、仓库、仓位、资金账户（含外币账户）等基础档案。
配置币种汇率：在「币种与汇率」中定期维护常用币种的汇率，确保后续订单和收款自动折算。
先跑采购流程：建议先跑通采购申请 → 采购订单 → 采购入库的完整链路，确保库存数据准确。
再跑外贸销售流程：采购入库数据稳定后，按报价 → PI → 销售订单 → 出库 → 装箱单 → 报关 → 货代的顺序跑通外贸出口全链路。
同步管理收付款与结汇：在订单流转稳定后，将收款单-外贸版、结汇单、付款单、进销项发票纳入日常管理，确保外币收款及时结汇入账。
善用展会管理：如有海外展会计划，提前在「出海展会管理」中规划展会、人员和展品，展会现场通过「客户名片」快速收集潜在客户信息。
明确使用边界：该模板定位为中小外贸企业的进销存 + 外贸单证管理工具，不替代财务总账系统和专业的报关系统。