生物进销存 应用说明

广东有形咨询有限公司

—— 适用于生物制品 / 生物试剂经销企业的进销存一体化管理系统

1. 应用概述

生物进销存（有形生物云·数字化赋能生物行业）是一套围绕：

「客户/供应商 → 销售订单 → 以销定采 → 采购订单 → 入库 → 出库 → 开票 → 回款 → 收票 → 付款」

完整业务闭环的智能进销存管理系统。系统专为生物制品、生物试剂的经销与流通场景设计，帮助企业打通从销售接单、按单采购、出入库到财务对账的全链路数据，实现"以销定采、批次可溯、账实相符"。

相比传统进销存工具，本应用贴合生物行业特性，实现了以下明显跨越：

· 以销定采：销售订单确认后，可直接基于销售明细一键生成采购订单，真正做到"卖多少、采多少"，减少资金与库存占用

· 实时库存可视：销售下单、出库选择商品时，同步展示当前库存余量与各批次库存，避免超卖与断货

· 批次/效期管理：生物试剂对效期敏感，出库支持按批次、按先进先出规则拣货，批次与效期全程可追溯

· 客户预存管理：客户预存存入、预存核销、预存余额实时显示的采购收票与付款在一个系统内完成核销，回款状态实时看板

应用介绍PPT：有形咨询-数字化管理平台 售前PPT.pptx

2. 核心业务流程

本应用覆盖生物经销企业两大主线业务流（销售流、采购流）与财务结算流，形成完整的业务闭环：

销售与收入流

1. 发起销售订单，选择客户联系人、销售商品，系统实时展示商品库存余量

2. 销售订单提交审批，可上传销售合同附件，订单状态流转（如"流转完成"）

3. 对确实需要采购补货的订单，执行"以销定采"，基于销售明细一键填充采购商品明细

4. 仓库按销售订单做销售出库，出库明细关联具体批次，支持先进先出

5. 收入侧走开票登记与回款登记，核销客户回款，更新订单待回款/已回款/部分回款状态

6. 同一个课题组客户需要一起开票，批量开过往未开票商品，支持切换客户开票单位

采购与支出流

7. 根据销售需求（以销定采）或补货需要，创建采购订单，选择供应商与采购商品明细

8. 采购订单提交审核

9. 货到后做入库管理，走"新建入库 → 审核入库 → 完成入库"流程，关联采购订单，登记入库批次

10. 支出侧走收票登记（收到供应商进项发票）与付款申请/付款单，对供应商完成付款，可上传付款水单

闭环示意

销售订单（收入）→ 以销定采 → 采购订单 → 采购入库 → 销售出库 → 开票 → 回款核销；采购端 → 收票 → 付款核销。整个链条的单据号、批次、金额、状态在同一系统内流转，账实一致、全程可查。

3. 核心模块与功能

3.1 经营看板（管理者驾驶舱）

用于管理层快速把握采购全局。包含：

·商品分析：按时间维度、商品维度看商品销售数量和销售均价

·销售分析：时间维度、销售员维度看商品销量和销售金额

·库存分析：总仓库存和分仓库存商品信息和实时数量

·实际利润：按商品类别、商品名称、时间、销售员维度看对公司利润贡献

客户预存：时间维度、销售员维度、客户维度看预存款、预存开票、预存核销记录

3.2 基础档案

客户管理

维护客户信息（客户名称、联系人、联系电话、地址、课题组、单位名称等），销售订单选择客户时可直接选择客户联系人，如"刘键松"等。

供应商管理

维护供应商信息（供应商名称、供应商类型、联系人、联系电话、发票类型等），采购订单选择供应商后自动带出联系人及发票信息。

公司信息

维护企业自身的公司主体信息，用于单据中的单位、开票单位等字段展示。

商品信息

维护商品类别、规格、单位、货号等，用于销售订单、采购订单中的选择商品等字段展示。

仓库档案

维护企业仓库（如"浙江杭州仓""江苏苏州仓"），填写仓库编号、关联公司、仓库名称、负责人等，供入库、出库、盘点选择。

3.3 销售管理

合同台账

销售合同的登记与台账管理。支持添加合同档案（合同编号、合同名称、客户名称、签订日期、金额、状态、经办人、备注），可按条件查询、导入、导出。

销售订单

销售业务的核心单据。填写订单编号、订单日期、预计有效期，选择客户及联系人，添加销售商品明细（商品名称、规格、品牌、单位、销售数量）。关键能力：

· 选择销售商品时实时显示该商品当前库存余量，下单即知库存、防止超卖

· 待发货数量、已发货数量、订单金额自动计算，可从订单直接进入出库

· 支持上传销售合同等附件（如"销售合同.pdf"），订单状态标识（如"已签订单"）

销售出库单

仓库按销售订单发货。关联销售订单，自动带出客户、部门、联系人及商品明细，填写实发数量。支持关联入库批次：对同一商品的不同入库批次（不同入库日期/批次号），可按"先进先出"规则依次出库，也可按需拆分选择批次，并展示"批次号、有效期至、库存数量"。

销售退货单

处理销售退货业务，冲销销售出库及对应库存（视频中作为导航模块存在，与销售出库同属销售管理）。

3.4 采购管理

采购订单

按销售需求或补货需要创建采购订单。选择供应商（自动带出供应商类型、联系人、联系电话、发票类型、税率），添加采购商品明细（商品名称、规格型号、品牌、单位、采购数量、单价、金额）。支持"以销定采"：从已签订购的销售订单直接生成，商品明细取自销售明细。

采购入库单（入库管理）

货到入库，走"新建入库 → 审核入库 → 完成入库"流程。关联采购订单（自动带出供应商、税率、商品明细、已入库数量），填写本次入库数量与入库仓库，登记商品入库批次，系统计算入库总金额。完成入库后库存自动更新。

采购退货单

处理采购退货业务，冲销采购入库及对应库存（作为导航模块存在，与采购入库同属采购管理）。

3.5 库存管理

批次/效期管理

生物制品按批次入库，每个批次关联"批次号/生产批号、有效期至"。出库时可按批次显示，遵循"先进先出"原则，实现效期与批次的全程可追溯。

库存盘点

定期盘点库存，系统列出仓库账面库存，盘点员填写实盘数量并提交，用于库存核对与调整。

3.5 财务结算与票据

开票登记

面向销售收入的销项发票管理。走"创建开票申请 → 审批开票申请 → 确认客户回款信息"流程。填写开票客户联系人、客户单位、开票类型、申请开票金额、预计回款日期等，从开票产品明细中选择待开票金额对应的商品。

回款登记

登记客户回款核销。填写回款日期、客户单位、回款金额、回款类型、关联订单，选择回款账户/单位；对关联订单填写"本次回款金额"，系统自动计算"剩余回款金额"。通过看板标签直观呈现回款状态：待回款、已回款、部分回款。

收票登记

面向采购支出的进项发票管理。选择对应采购订单（自动带出供应商、订单金额、税率、发票类型），登记发票号码与开票日期，完成进项收票登记。

付款申请 / 付款单

对采购订单的供应商发起付款。填写供应商/收款单位、账户、银行账号、本次付款金额，选择关联的采购订单（自动带出该订单金额、已付金额、未付金额），逐笔核销；支持上传银行付款水单作为凭证。

4. 目标客群画像

企业类型：生物制品、生物试剂、实验室耗材的经销商与流通企业，含科研试剂分销、医疗器械代理、生物医药供应链等

团队规模：销售、采购、仓库、财务各岗位协同的中小微型团队（约 2–200 人）

数字化阶段：正在从 Excel / 微信群 / 手工台账向系统化管理过渡/现有数字化系统不满足当下发展需求

核心痛点：

· 销售接单与采购脱节，既怕超卖又怕囤货，库存资金占用大

· 生物试剂存在批次与效期问题，每批次商品价格波动较大，出库难以做到先进先出，效期风险高

· 销售订单、采购订单、出入库、开票回款分别散在不同表格，账实不符、对账困难

· 货款回款与供应商付款跟踪不清，容易出现漏收漏付或重复收款

· 客户、供应商、仓库信息散落，人员变动即断档

· 客户预存情况较多、难以管控客户预存去向

典型角色：销售/业务员、采购专员、仓库管理员、财务/出纳、老板/管理者

典型期待：先把"销售订单 → 以销定采 → 采购入库 → 销售出库 → 开票回款 → 收票付款"这条主线跑通，管理者能实时看库存、看回款、看全局；上线后再按企业情况扩展自定义字段、审批规则与更多报表

5. 核心功能亮点

· 以销定采：销售订单一键生成采购订单，库存周转更健康

· 下单看库存：销售选商品即显示库存余量，杜绝超卖断货

· 批次效期、先进先出：生物试剂批次与效期全程可溯、自动先进先出

· 回款状态看板：待回款 / 已回款 / 部分回款 / 逾期回款一目了然

· 单据附件留痕：销售合同、付款水单等凭证随单据存档，追溯有据

· 全流程闭环：销售—采购—入库—出库—开票—回款—收票—付款在一个系统内流转

6. 上手引导要点

下载应用后建议按以下顺序启动：

1. 先录基础档案：客户信息、供应商信息、公司信息、仓库档案

2. 录基础商品档案与初始库存/批次，保证选商品、看库存有数据

3. 跑通一条完整链路：新建销售订单（体验实时库存与以销定采）→ 生成采购订单 → 采购入库 → 销售出库 → 开票登记 → 回款登记 / 收票登记 → 付款申请

4. 对照导航分角色找入口：销售看合同台账与销售订单，仓库看出入库单与盘点，财务看开票/回款/收票/付款，老板看回款看板与业务进度

注意事项：

· 销售下单务必确认库存余量，避免超卖

· 出库按批次先进先出，关注有效期，防止试剂过期

· 入库、收票、付款务必关联对应订单，确保账实一致

· 回款、付款逐笔核销，避免漏收漏付或重复