生物进销存 使用手册

广东有形咨询有限公司

销售 / 采购 / 仓库 / 财务各角色的上手路径与操作要点

1. 使用前必读：谁在用、怎么分工

这套应用覆盖销售接单、按单采购、出入库、财务对账的完整链路，涉及多岗位协同。建议先明确各角色的主要操作范围：

· 销售/业务员：维护合同台账，新建销售订单（看库存、选商品，必要时以销定采），跟进开票与回款，维护客户信息（单位、课题组、联系人）

· 采购专员：根据销售需求（以销定采）创建采购订单、提交审核，跟进采购入库与收票

· 仓库管理员：做采购入库、销售出库（按批次先进先出）、销售/采购退货、库存盘点

· 财务/出纳：开票登记、回款登记、收票登记、付款申请/付款单，核销应收应付

· 老板/管理者：通过回款看板与业务进度掌握全局，关注库存、回款、应付状态

2. 上手五步走：从零到跑通一条完整链路

2.1 第一步：录入基础资料（建议最先完成）

先把底层基础数据录好，后续各个环节才能正常运转、才能选到对象。

2.1.1 客户信息

路径：左侧导航 → 客户管理

操作：录入客户名称、联系人、联系电话、地址、单位名称等信息

为什么重要：销售订单要选择客户及其联系人（如"刘键松"），回款登记也要关联客户单位

2.1.2 供应商信息

路径：左侧导航 → 供应商管理

操作：录入供应商名称、供应商类型、联系人、联系电话、发票类型等

为什么重要：采购订单、收票登记、付款都要关联供应商

2.1.3 公司信息

路径：左侧导航 → 公司信息

操作：录入企业自身的公司主体信息

为什么重要：单据中的单位、开票单位等字段都需要用到公司信息

2.1.4 商品信息

路径：左侧导航 → 商品仓库

操作：录入企业自身的公司主体信息

为什么重要：单据中的单位、开票单位等字段都需要用到公司信息

2.1.5 仓库档案

路径：左侧导航 → 商品仓库

操作：录入仓库编号、关联公司、仓库名称、负责人等（如"浙江杭州仓""江苏苏州仓"）

为什么重要：采购入库、销售出库、盘点都需要选择仓库

⚠ 常见卡点：很多用户跳过基础资料直接开始建销售订单，导致选不到客户、选不到商品、没有库存可看。这一步虽然简单，但必须提前做完。

2.2 第二步：建合同台账、录销售订单（体验实时库存与以销定采）

2.2.1 新建销售订单

路径：左侧导航 → 销售管理 → 销售订单 → 发起流程

操作：

填写订单基本信息：联系人、选择收件信息、选择销售商品、填写商品数量等

选择客户，并从客户联系人中选择经办联系人（如"刘键松"）

在销售商品明细子表中添加需销售的商品：选择商品后，系统自动带出商品名称、规格、品牌、单位

填写销售数量，系统自动计算订单金额、待发货数量、已发货数量；选择商品时即可看到该商品当前库存余量

（可选）上传销售合同等附件

提交审批，订单状态流转（如"流转完成"）

关键能力：选择销售商品时实时显示库存余量，下单即知库存、防止超卖。

2.2.2 以销定采（体验核心特色）

路径：销售订单 → 操作 → 以销定采

说明：对需要补货的销售订单，执行"以销定采"，系统基于已销售的商品明细一键生成对应的采购订单，实现"卖多少、采多少"。

结果：自动进入采购订单，选择供应商后即可提交审核，无需重复录入商品明细。

2.3 第三步：创建采购订单并提交审核

路径：左侧导航 → 采购管理 → 采购订单 → 新建

操作：

选择供应商：自动带出供应商类型、联系人、联系电话、发票类型、税率

填写订单信息：采购订单号、单据日期、预计交货日期、采购订单状态、备注

在"采购明细"子表中添加采购商品：通过"选择商品"选择（如 CCK-8 试剂盒），填写规格型号、品牌、单位、数量、单价、金额

确认商品明细与金额后提交审核

来源方式：既可以从"以销定采"直接生成，也可以按补货需要手工新增。

2.4 第四步：采购入库、销售出库（批次与先进先出）

2.4.1 采购入库

路径：左侧导航 → 采购管理 → 入库管理 → 新建

流程：新建入库 → 审核入库 → 完成入库

操作：

选择关联采购订单：系统自动带出供应商、税率、商品明细、已入库数量

选择入库仓库，填写本次入库数量，登记批次/生产批号、有效期等

系统计算入库总金额，保存后提交审核，完成入库

结果：入库完成后库存数量自动更新，形成可追溯的入库批次。

2.4.2 销售出库

路径：左侧导航 → 销售管理 → 销售出库单 → 新建

操作：

选择/关联销售订单：自动带出客户、部门、联系人及商品明细

在出库明细中确认"应发数量"，填写"实发数量（待出库）"

关联入库批次：系统列出该商品的不同入库批次（入库日期、批次/生产批号、有效期至、库存数量），可整批出库，也可拆分成多个批次出库

按"先进先出"原则依次选择批次，填写出库数量，提交

结果：出库后扣减对应批次库存，订单的已发货数量同步更新，批次与效期全程可追溯。

⚠ 常见卡点：销售下单务必先看库存余量，避免超卖；出库时优先选择效期更近的批次（先进先出），防止生物试剂过期。

2.5 第五步：开票、回款、收票、付款（财务闭环）

2.5.1 开票登记（收入侧销项）

路径：左侧导航 → 开票登记 → 新建

流程：创建开票申请 → 审批开票申请 → 确认客户回款信息

操作：

选择关联销售订单：自动带出客户、单位、待开票商品明细

填写开票客户联系人、客户单位、开票类型、申请开票金额、申请开票数量、预计回款日期

在"开票产品明细"中勾选需开票的商品，填写本次开票金额

提交开票申请，审批通过后确认客户回款信息

2.5.2 回款登记（收入核销）

路径：左侧导航 → 回款登记 → 新建

操作：

填写回款日期、客户单位、回款金额、回款类型

选择回款账户/回款单位（如"浙江有形生物"收到款）

选择关联订单，填写"本次回款金额"

系统自动计算"剩余回款金额"并更新该订单回款状态：待回款 / 已回款 / 部分回款 / 逾期回款

看板：通过回款状态标签直观呈现每个订单的回款进度，便于催收与对账。

2.5.3 收票登记（支出侧进项）

路径：左侧导航 → 收票登记 → 新建

操作：选择关联采购订单（自动带出供应商、订单金额、税率、发票类型），登记发票号码、开票日期，保存并提交，完成进项收票。

2.5.4 付款申请 / 付款单（支出核销）

路径：左侧导航 → 财务管理 → 付款申请 / 付款单 → 新建

操作：

填写付款单号、付款日期、供应商/收款单位、账户、银行账号、本次付款金额、备注

选择关联的采购订单（系统自动带出该订单金额、已付金额、未付金额），逐笔填写本次付款金额并核销

上传银行付款回单/水单作为付款凭证

提交，系统更新采购订单的付款状态

⚠ 常见卡点：回款、付款必须关联到具体订单；先收票再付款、先确认回款再核销，才能避免漏收漏付或重复。

3. 不同角色的日常操作路径

销售/业务员

· 录销售订单：销售订单 → 新建 → 选客户/联系人/商品（看库存余量）→ 提交流转

· 需要采购补货：对销售订单执行"以销定采"生成采购订单

· 跟进收入：查看订单待回款状态，协调客户回款

采购专员

· 生成采购订单：采购订单 → 新建 → 选择供应商与商品（或以销定采生成）→ 提交审核

· 跟进入库：采购入库 → 新建 → 关联采购订单 → 填入库数量/批次

· 跟进收票付款：收票登记、付款申请

仓库管理员

· 采购入库：入库管理 → 新建 → 关联采购订单 → 选仓库与批次

· 销售出库：销售出库单 → 关联销售订单 → 按先进先出选批次出库

· 退货与盘点：销售/采购退货单、库存盘点

财务/出纳

· 销项：开票登记 → 审批 → 确认回款；回款登记 → 关联订单核销

· 进项：收票登记 → 关联采购订单

· 支出：付款申请/付款单 → 关联采购订单核销 → 上传水单

老板/管理者

· 看商品分析：按时间维度、商品维度看商品销售数量和销售均价

· 看销售分析：时间维度、销售员维度看商品销量和销售金额

· 看库存分析：总仓库存和分仓库存商品信息和实时数量

· 看实际利润：按商品类别、商品名称、时间、销售员维度看对公司利润贡献

· 看客户预存：时间维度、销售员维度、客户维度看预存款、预存开票、预存核销记录

4. 容易踩坑的几处地方

· 基础资料没录全：客户、供应商、仓库、商品档案不完整，后续填单选不到对象

· 销售下单不看库存：超卖后无法按时发货，影响客户关系

· 出库不按批次先进先出：容易把效期更近的试剂留到过期

· 入库不关联采购订单：库存与财务数据脱节，账实不符

· 回款/付款不关联订单：无法核销应收应付，出现漏收漏付或重复

· 开票、回款、收票、付款顺序混乱：先票后款、先确认回款再开票更稳妥