使用手册
1. 使用对象
角色 | 主要工作 |
仓管员 | 采购入库（登记批号、生产日期、有效期）、销售出库（按批次发货）、库存盘点（数量+效期双核查）、库存调拨 |
采购员 | 创建采购订单、跟踪到货、管理供应商 |
销售员 | 创建销售订单、跟踪出库状态、管理客户 |
财务/管理层 | 查看收付款、查看毛利率、查看库存和临期预警 |
质管/合规人员 | 查看证照归档、处理临期30天预警、核查注册证号和厂家资质 |
2. 使用前准备
在正式使用前，建议按以下顺序完成基础数据录入：
步骤 | 操作 | 说明 |
1 | 录入仓库信息 | 在「仓库信息」中创建所有仓库，如总仓、分院仓库等 |
2 | 录入生产厂家 | 在「生产厂家」中录入厂家名称和生产资质附件（证书扫描件） |
3 | 录入计量单位和产品分类 | 在「计量单位」和「产品分类」中维护基础分类 |
4 | 录入产品信息 | 在「产品信息」中逐一录入产品档案，务必填写管理类别、注册证号、生产许可证、生产厂家等合规字段 |
5 | 录入供应商信息 | 在「供应商信息」中录入供应商档案，可在「资质/证书」子表单中上传供应商资质证书 |
6 | 录入供应商价格表 | 在「供应商价格表」中维护各供应商的产品报价，方便采购时比价 |
7 | 录入客户信息 | 在「客户信息」中录入客户档案，包括联系人、税种、银行账户等 |
8 | 配置安全库存 | 在「产品安全库存配置」中为每种产品设置最低库存阈值 |
3. 系统入口与导航
登录简道云后，进入「医疗器械进销存」应用，左侧菜单按业务模块分组：
模块 | 包含表单 |
基础数据 | 产品信息、产品分类、计量单位、生产厂家、仓库信息 |
采购管理 | 供应商信息、供应商价格表、采购订单、采购入库、付款单 |
销售管理 | 客户信息、销售订单、销售出库、收款单 |
库存管理 | 库存调拨、库存盘点、其他入库单、其他出库单、产品安全库存配置、临期30天预警流程 |
4. 业务操作流程
阅读提示：本手册仅介绍医疗器械进销存相对于通用进销存的行业特殊功能，包括批号追溯、效期管理、证照归档、临期30天预警等。采购订单、销售订单、收付款、库存调拨等通用操作不再赘述，请参考 通用进销存使用手册。
4.1 采购流程
创建采购订单 → 审批通过 → 入库登记（记录批号+效期） → 付款结算
注意：其中采购入库是产品批号在系统中首次"出生"的环节，也是效期管理的起点，填写时务必准确填写生产日期和有效期至，这是后续临期预警和效期管理的数据基础。
4.2 销售流程
创建销售订单 → 审批通过 → 备货出库（按批号发货） → 收款结算
注意：销售出库时，在「出库产品明细」子表单中逐行处理：确认产品名称、编码、规格型号（已从销售订单带出）选择批次 → 系统自动带出该批次的批次号、生产日期、有效期至、当前可用库存数量，需填写本次出库数量（系统自动校验：出库数量 ≤ 可用库存；系统可对批次进行排序，方便仓管员按"先进先出、近效期先出"原则发货。）
4.3 查看临期情况
通过明细图和甘特图，可以直观地看到所有在库批次的有效期时间轴，快速识别哪些产品即将到期、哪些已经过期。
操作步骤：
- 进入「库存统计看板」，切换到临期预警查询标签页
- 甘特图以时间轴展示每个批次产品的生产日期 → 有效期至区间
- 通过筛选条件缩小范围：按仓库筛选：只看某个仓库的临期情况按产品分类筛选：只看某类产品的效期分布按有效期至范围筛选：只看某个时间段内到期的批次
- 在甘特图上，每个批次显示为一条时间条：时间条的起点是生产日期，终点是有效期至当前日期以竖线标记，一眼看出哪些批次已经越过当前日期（已过期）、哪些即将到达（临期）
使用建议：
- 仓管员建议每周查看一次甘特图，掌握近期到期批次的全貌
- 质管人员可结合甘特图和「临期30天预警流程」，确保所有临期批次都有对应处置
4.4 临期30天预警处理
系统每天同步距离有效期不足30天的产品到流程表单中，自动生成预警记录。
操作步骤：
- 应用后台-数据工厂，开启「临期30天预警流程」的同步功能
- 每天自动同步临期数据，进入「临期30天预警流程」，查看待处理的预警记录
- 每条预警记录包含：入库仓库、批次号、产品名称、产品编码、规格型号生产日期、有效期至、临期天数（自动计算）临期标记（自动标记）该批次剩余数量关联的入库单编号和出库单编号（可追溯来源和已出库去向）
- 选择处理情况，提交
注意：每条预警的处理情况全程留痕，确保临期产品件件有处置、不遗漏。
销售出库设置了过滤条件，不允许出库临期30天的产品，企业可根据自身需求调整过滤条件。
4.5 查看库存情况（安全库存预警）
定期查看库存水平，及时发现低于安全库存的产品并安排补货，避免断货风险。
操作步骤：
- 进入「库存统计看板」，切换到安全库存查询标签页
- 对比当前实际库存与安全库存阈值：可通过筛选组件【低于安全库存】小于0，快速筛选出实际库存 < 安全库存的产品也可按仓库、产品分类筛选，重点关注高值器械和常用耗材
- 若存在实际库存 < 安全库存的产品，系统将会每天定时提醒相关人员查看具体情况
5. 常见问题
Q：入库时忘记填有效期了怎么办？
A：在「采购入库」记录中找到对应单据，补充填写有效期字段。如果该批次已有出库记录，需同时核查出库单据中的效期信息是否准确。
Q：出库时找不到对应批次？
A：先到「采购入库」确认该批次是否已入库。如果批次不在系统中，需先通过「其他入库单」补录。如果批次存在但可用库存为 0，说明该批次已全部出库或调拨。
Q：临期预警生成了但没有收到通知？
A：确认「临期30天预警流程」中的流程节点是否已正确配置通知推送对象。预警记录生成后会自动推送给流程中设定的负责人。
Q：同一产品有多个批次在库，出库时应该先发哪个？
A：遵循"近效期先出"原则。出库时系统会显示各批次的有效期至，优先选择有效期最近的批次发货。
Q：注册证号或生产许可证过期了怎么更新？
A：在「产品信息」中找到对应产品，更新注册证号字段。如果是厂家资质过期，在「生产厂家」中更新生产资质附件。供应商资质过期则在「供应商信息」的「资质/证书」子表单中更新。
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