数据回收站容量达到上限处理方案

1. 表单定位与方案简介

1.1 定位需要调整的表单

使用企业创建者或系统管理员账号进入「管理后台 > 版本信息 > 基础数据」；找到「单表数据上限」，点击查看详情，即可查看各表单的「回收站总数据量」，定位回收站数据量接近或达到上限的表单。

1.2 选择处理方案

当回收站数据量达到容量上限后，继续删除数据将会报错失败。本文介绍三种处理方案，实现在不占用回收站容量的前提下正常完成数据删除。

2. 方案1：改用硬删除API

「批量硬删除数据」接口将随 V11.11.0（10.28） 版本与回收站容量规则同步上线。

如果您通过 API 批量删除表单数据，并且确认删除后的数据不需要恢复，可以将原来的「批量删除数据」接口替换为「批量硬删除数据」接口。

改用后，后续删除的数据不会进入数据回收站，也不会占用回收站容量，但数据删除后无法恢复。

2.1 配置 API Key 接口授权范围

在调用硬删除API前，需要确认「硬删除多条数据接口」在使用的API Key的接口授权范围内。

2.2 替换API接口

如果目前使用的是 v5 批量删除接口，请保持原有的请求方法、鉴权方式、请求体及其他业务参数不变，仅替换接口路径：

需要修改的内容如下：

- /api/v5/app/entry/data/batch_delete
+ /api/v5/app/entry/data/batch_hard_delete

使用旧版本删除接口的用户，需要先按照 v5 接口要求调整请求路径及请求体结构，再进行接口替换。

接口对比表：

2.3 Python 调用示例

下面以 Python 的 requests 库为例，演示如何调用批量硬删除接口。

请将代码中的占位符替换为实际值，并先使用少量测试数据验证。

import requests


def batch_hard_delete(api_base, api_key, app_id, entry_id, data_ids):
    """批量硬删除表单数据。删除后无法通过回收站恢复。"""

    # 单次最多硬删除 100 条数据
    if not isinstance(data_ids, list) or not 1 <= len(data_ids) <= 100:
        raise ValueError("data_ids 必须为数组，每次需要传入 1～100 条数据 ID")

    # 将原批量删除接口替换为批量硬删除接口
    url = (
        api_base.rstrip("/")
        + "/api/v5/app/entry/data/batch_hard_delete"
    )

    response = requests.post(
        url,
        headers={
            "Authorization": f"Bearer {api_key}",
            "Content-Type": "application/json",
        },
        json={
            "app_id": app_id,
            "entry_id": entry_id,
            "data_ids": data_ids,
        },
        timeout=30,
    )
    response.raise_for_status()

    result = response.json()

    if result.get("status") != "success":
        raise RuntimeError(f"硬删除失败：{result}")

    return result.get("success_count", 0)


# 请将以下占位符替换为实际值
api_base = "YOUR_API_BASE"
api_key = "YOUR_API_KEY"
app_id = "YOUR_APP_ID"
entry_id = "YOUR_ENTRY_ID"

# 建议先使用少量无需保留的数据进行测试
data_ids = [
    "DATA_ID_1",
    "DATA_ID_2",
]

deleted_count = batch_hard_delete(
    api_base=api_base,
    api_key=api_key,
    app_id=app_id,
    entry_id=entry_id,
    data_ids=data_ids,
)

print(f"本次实际删除 {deleted_count} 条数据")

参数说明：

api_base  当前环境使用的 API 域名
api_key   具备目标应用、表单及硬删除接口权限的 API Key
app_id    应用 ID
entry_id  表单 ID
data_ids  待删除的表单数据 ID 数组，单次最多 100 条

如果一次需要删除超过100条数据，请按照每批不超过100条的规则进行分批调用。

2.4 返回结果

调用成功后，接口返回本次实际删除的数据条数。

{
  "status": "success",
  "success_count": 2
}

返回字段说明：

status         接口调用结果，success 表示调用成功
success_count  本次实际成功删除的数据条数

success_count 不一定等于请求中提交的 data_ids 数量。建议记录接口实际返回结果，不要直接将请求条数作为成功删除条数。

2.5 验证与注意事项

完成 API Key 授权配置及接口替换后，请先进行小范围验证，再切换正式业务。

验证步骤：

注意事项：

3. 方案2：改用同步表

如果您的实际需求是将外部系统数据定期同步至简道云，并且目前通过调用API实现每日清空表单数据后重新写入，建议改用同步表。

同步表通过数据集成承接外部系统数据，支持手动或定时同步，并可在简道云应用内被表单、页面等功能直接使用。

与自行调用 API 同步数据相比，使用同步表主要有以下优势：

3.1 参与「数据集成」内测

「数据集成」可实现从外部平台定时/手动获取数据同步至简道云应用内，高效整合业务数据。

同步表是数据集成中承接外部系统数据的表单。后续同步表中的数据可在应用内被表单和页面直接调用，替代原先通过API将外部数据同步至表单的方式。

「数据集成」当前处于内测阶段，需先报名参与内测，内测开通后按「授权连接 → 配置同步 → 业务调用」三步完成配置，即可将原先通过API写入表单的外部数据，改由同步表承接。

仅支持同步已支持的数据源范围，请先确认您的外部数据源在支持目录内。

3.2 授权连接外部数据源

数据连接是同步表的数据来源，由系统管理员在开放平台配置。

操作步骤：

详细说明见帮助文档：https://hc.jiandaoyun.com/open/23679

3.3 配置同步表

操作步骤：

详细说明见帮助文档：https://hc.jiandaoyun.com/open/23683

3.4 业务调用

同步表配置完成后，数据即可在应用内直接调用，主要包含两类调用方式：

使用问题、缺少数据源／数据表／字段，以及功能改进建议，欢迎通过反馈表提交👏：https://t6ixa9nyl6.jiandaoyun.com/f/695f2207d0477d9dfb6370a5

4. 方案3：彻底删除回收站数据

当删除数据因回收站容量超限而失败时，进入对应表单的数据回收站页面，筛选出无需恢复的数据并点击「彻底删除」，释放容量后即可恢复正常删除。

操作步骤：