定制门窗企业借简道云重塑交付链条，派单到售后全流程在线

企业简介

东莞闼闼建材有限公司是 TATA 木门在东莞地区的授权经销商，主营木门、铝合金门、推拉门及五金配套产品，深耕定制门窗行业多年。公司现有 10 家门店、员工近 70 人，另有约 30 家装修公司作为长期渠道合作方，业务覆盖销售接待、设计出图、上门测量、下单生产、仓储物流、安装交付与售后服务的完整链条。TATA 木门创立于 1999 年，是国内成品居室门领域的知名品牌，以简约设计和降噪性能著称，全国门店超过 2000 家。东莞闼闼建材有限公司依托总部的品牌与产品体系，在东莞本地建立了从门店零售到装企渠道、从设计测量到安装售后的完整交付能力。

1 业务需求/挑战

1. 多套系统并行，一笔业务要跨系统核对：审批在企业微信、考勤在钉钉、财务用用友畅捷通、下单走总部下单系统。销售和内部人员处理同一件事要来回切换系统，被问到最多的是数据在哪里、流程走到哪一步，这些沟通本身并不产生结果反而影响交付效率和客户满意度。

2. 订单链条长，节点状态只能靠人问：一张定制门窗订单要经过销售接待、设计师派单、上门测量、出图、下单、传单、财务审核、仓储、物流、安装、售后十余个环节，其中任何一环停下来，后面都会顺延到客户。此前没有统一的地方能看到全链路进度，只能一个环节一个环节打电话确认。

3. 经营数据滞后，依赖人工搬运：日常经营数据主要由 Excel 表格维护，想随时拿到实时数据相当困难；比如流水信息：财务每天还要先取银行流水，再手工整理成明细台账，重复劳动多，也很难支撑及时的经营判断。

4. 设计师派单走微信私发，过程不可控：任务派给谁、对方接没接、有没有上门，管理层只能靠追问了解，节点超时没有任何提醒。公司负责人的判断很直接，环节拖久了就是在拖客户的时间，成交率会跟着往下走。

5. 客户信息重复录入，各流程之间对不上：同一个客户的信息在派单、收款、开票等流程中反复填写，各流程的数据互不关联，口径不一致时只能靠人工比对。

6. 报销和传单还停留在纸质与邮件：费用报销走的是纸质单据，销售向下单人员传递订单资料靠邮件，流转慢、留痕难，月底财务汇总翻找凭证要花不少时间。

2 解决方案

东莞闼闼建材没有从大平台、大改造入手，而是按业务优先级分三个阶段推进，小步快跑逐步生长优化形成个性化的业务管理平台。

第一阶段：梳理流程，统一客户主数据。围绕一张定制门窗订单的全生命周期，把销售、设计、测量、下单、财务、仓储、物流、安装、售后各环节的输入、输出和责任人逐一列出，从中挑出 11 条高频且必须留痕的流程，排出先后顺序。同时先建客户基础信息表单，作为全体系的公共数据源，后续派单、收款、开票、核销等流程通过跨应用引用直接调用客户信息，从源头解决重复填写和口径不一的问题。

第二阶段：逐条搭建业务流程并上线。按流程表单加子表单的方式把每条业务流搭建起来，用权限分配控制不同岗位能看到什么，把原本散落在口头、微信和邮件里的事项固化成可流转、可留痕、可提醒的线上流程。对派单、测量这类交付流程，统一配置节点限时提醒和限时提交，把时效要求写进系统规则，不再依赖管理者反复催促。

第三阶段：数据横向关联，向财务与仓储环节延伸。用聚合表、公式和智能助手把分散在各应用中的收款、费用、设计师提成、整单毛利等数据关联起来，形成统一口径的统计结果，再通过仪表盘向不同角色开放看板，设计师只看自己的数据，管理层看全局。财务三大报表和仓储管理仍未打通，这部分列入后续计划。

3 典型应用场景

3.1 场景一：设计师派单与上门测量线上化

背景痛点

1. 定制门窗的订单在签约前和签约后都可能触发设计需求，测量、复尺、预测量几种类型并存，派工频次高、临时变更多，靠人工记任务容易漏。

2. 派单此前通过微信一对一私发，派单人员只能靠对方回一句"收到"确认，无法判断设计师是否真的上门，也看不出每个设计师手上积压了多少活。

3. 测量环节涉及上门时间、到场确认、图纸回传等动作，缺少节点约束时，任务容易在某一环停下来而没人察觉。

4. 各门店和各装修公司渠道都可以发起设计需求，来源分散，谁在什么时候提了什么需求，事后难以追溯。

解决方式

1. 在简道云上以流程表单搭建派单主线，客户基础信息作为入口数据，通过跨应用引用直接关联，销售发起时不必重新录入客户资料。

2. 派单流程设置为：销售发起派单，由交付中心派单岗和大客户派单岗分别承接，对应零售与装修公司两类渠道；设计师接单后上门定位打卡，完成测量后上传图纸，销售确认，流程结束归档。

3. 表单内置测量、复尺、预测量等业务类型字段，配合子表单记录每一户的房型、面积和测量要点，同一张流程单可以承载不同类型的派工。

4. 用简道云的节点限时提醒与限时提交能力，对派单、接单、上门、回传图纸等节点设置时限，超时自动提醒相关责任人。

5. 通过仪表盘为设计师和派单人员分别配置看板。设计师看到自己的工单数、待接单数、待测量数；派单人员看到每个设计师当日的预测测量户数、复尺户数、测量户数以及整体派单进度，据此调配任务。

场景价值

1. 派单过程从微信私发转为系统流程。任务是否被接收、是否已上门、图纸是否已回传，派单人员打开看板就能确认，不必再逐人问询。

2. 节点限时提醒把交付时效从管理要求变成系统规则，环节不再因为没人提醒而被动拖延，客户等待时间相应缩短。

3. 设计师的工作量变得可见，谁手上活多、谁进度落后一目了然，派单人员可以据此平衡任务。

4. 客户信息一次录入、全流程复用，销售发起派单时只需选择客户，重复填写的工作被省去。

3.2 场景二：收付款与货款核销

背景痛点

1. 收款、退款此前走企业微信的审批流程，流程本身是有的，但与业务数据的关联很弱，客户信息无法在不同流程之间复用。

2. 客户结构复杂。直营门店、加盟门店、大客户三类并存，大客户中还分月结、周结和总部结算，零售业务与大客户业务混在一套口径里管理，回款归属容易出错。

3. 线上渠道订单要凭网拍单号跟踪，且必须等客户确认收货之后才有真实到账时间，人工判断时点的偏差较大。

4. 一笔收款同时涉及转账金额、含税的收款金额、实际到账金额、手续费等多个口径，手工核对工作量大。

5. 财务每天需要从银行流水往回推业务明细，重复录入占用了本该用于专业判断的时间。

6. 客户是否存在余款、余款能否用于核销后续货款，此前没有可以随时查证的台账。

解决方式

1. 在简道云中以收款汇报表单统一承接销售侧收款登记，通过跨应用引用选择客户信息，录入汇报时间、客户来源、收款品类、收款项目、转账金额、含税的收款金额和参与活动，并上传收款凭证与收据影像。收款项目分新增订单、尾款、加项订单、服务收入四类。

2. 流程流转到财务侧后，由财务补充收款时间、到账时间、入账金额、资金账号、网拍单号、收据编号、到账总金额、手续费等字段，并按门店与渠道分配对应财务人员分工审核，形成销售登记、财务确认的双岗留痕。

3. 单独建立大客户收款表单，区分现结回款、预付款、应收回款、服务收款和其他收款，并标记是否需要开票。周结客户通过数据联动关联对应的若干笔订单回款，保证一笔回款能落到具体订单上。

4. 在财务下单明细中建立颗粒度较细的数据底座：按直营、加盟、大客户分板块录入位置型号、线条材质、产品品类、规格、挂板数量、单价、金额、平摊金额、价格类别，财务侧再补充供货价，由公式自动算出产品毛利和设计师提成。

5. 汇总层通过聚合表与公式输出客户应付款、设计师提成汇总、整单销售单价、产品供货价汇总和整单毛利，并按品类拆分金额，一张订单里木门、铝合金门、推拉门、五金各占多少可以直接看到。

6. 建立货款核销环节，通过跨应用从收款汇报中选数核销，客户账上有余款时可以直接以余款冲抵，核销关系在系统内留痕。五金供货价参考表直接从下单数据导入，不再二次维护。

7. 其他收入单独建模，外购品牌、总部补贴、代收款等统一登记，并支持客户余款转收入、加盟店代收款转收入、对公付款等场景。资金统计环节把费用与资金账号关联起来，用公式汇总各账户流水。

场景价值

1. 客户信息成为全体系的主数据。收款、开票、核销、下单明细都从同一个源引用，数据一致性靠结构保证，不再靠人工核对。

2. 财务的工作内容发生变化。此前是找银行流水、手工做明细，现在是审核线上单据、处理异常数据，重复录入被流程消化掉。

3. 直营店、加盟店、大客户的收款、退款与余款按门店维度分列，装修公司样品抵扣等特殊事项也有专门记录，对账时不用再翻台账。

4. 整单毛利与设计师提成由公式计算，销售单价、供货价、毛利汇总同步生成，报价与结算环节的核算时间缩短，人为计算偏差减少。

网拍单号与到账时间在流程内联动确认，收款时点不再依赖人工记忆。

3.3 场景三：发票开具与价格审批

背景痛点

1. 门店在成交过程中经常需要申请价格优惠，此前习惯先电话请示领导、事后再补流程，财务核价时缺少完整依据。

2. 开票资料需要线下传递给销售，凭据流转依赖即时沟通，容易遗漏或延迟。

3. 大客户采用月结、周结或总部结算方式，一次开票往往要归集多笔订单，人工挑选订单容易出现漏开、重开。

4. 收款金额与发票金额之间的对应关系没有系统约束，账务核对存在风险。

解决方式

1. 用简道云的流程表单固化优惠申请路径：发起人在表单中填写优惠理由与申请价格，经领导审批后流转至财务，财务依据审批结果完成核价，审批记录全程留痕。

2. 发票开具同样以流程表单承接，选择客户后填写开票类型、开票金额与税费信息，提交后由财务审核开票。

3. 流程结束后由智能助手自动向销售推送提醒，发票获取状态不再依赖销售主动追问，原先线下传递附件的环节由流程通知替代。

4. 对开票金额与收款金额设置对应要求，收款与开票在系统内互相校验，把对账关系前置到业务发生环节。

5. 大客户开票支持按结算周期归集多笔订单，周结、月结客户的订单、回款与开票形成可追溯的对应关系。

场景价值

1. 价格审批从电话加补单变为先流程后执行，财务核价有了依据，价格口径上的争议减少。

2. 发票获取由销售主动问改为系统自动推送。

3. 收款金额与发票金额的对应关系在系统内校验，账务风险从事后核对转为事前防控。

4. 大客户多订单合并开票有了标准归集方式，漏开与重开的情况减少。

3.4 场景四：费用报销与订单上传

背景痛点

1. 费用报销长期使用纸质单据，签字环节多、流转周期长，月度归档时需要人工翻找凭证。

2. 费用类型复杂，涵盖销售费用、外购、服务报销与管理费用，科目体系庞大，仅一级与二级会计科目就有一百多条，手工归类容易出错。

3. 销售向下单人员传递订单资料依靠邮件，销售订单、测量照片、合同、图纸等附件散落在各人邮箱，查询历史订单只能靠回忆。

4. 每月五金等品类的统计数据需要手工汇总。

解决方式

1. 在简道云上用流程表单重建费用报销，按销售费用报销、外购、服务报销、管理费报销分类发起，附件上传替代纸质粘贴，审批链在线上完成，报销状态随时可查。

2. 在简道云中建立会计科目体系，一级、二级科目共一百余条，报销发起时直接选择科目，费用数据自带科目标签。

3. 把费用数据与资金账号关联，为后续的资金流水汇总与费用分析预留数据通道。

4. 用简道云的订单上传流程替代邮件传单，销售在流程中上传销售订单、测量照片、合同、图纸及其他附件资料，订单资料从分散的邮箱集中到统一的数据表中。

5. 借助订单上传积累的数据，由公式完成每月五金等品类的统计，手工汇总环节取消。

场景价值

1. 报销从纸质走向线上，流程节点与审批状态全程留痕，报销周期不再取决于纸质单据的传递速度。

2. 一百余条会计科目在流程内标准化使用，费用归类的一致性提高，后续按科目做费用分析不必再做人工清洗。

3. 订单资料集中归档后，历史订单的检索从翻邮箱变成查数据表，销售、下单人员与财务之间因资料缺失产生的往返沟通减少。

月度品类统计由系统生成，重复性工作进一步压缩。

3.5 场景五：售后服务登记与进度管理

背景痛点

1. 售后环节长期依赖师傅在微信里拍照回传，信息散落在聊天记录中，无法形成可统计的数据。

2. 处理了多少户、其中返修多少户、仍在保修期的多少户，此前没有统一口径，售后质量与成本都难以评估。

3. 物流送货量缺少统一的记录方式，交付环节的负载情况看不清。

4. 售后事务由两名管家分头协调，缺少共享台账，交叉跟进时容易出现信息断点。

解决方式

1. 在简道云上以售后登记表单承接售后事项，按客户登记售后内容、处理动作与当前进度，处理结果在流程中留痕，取代原先的微信聊天记录。

2. 在简道云的服务板块中记录物流送货件数，形成交付环节的基础数据。

3. 通过统计看板汇总售后整体情况，按处理户数、返修户数、修期户数等维度呈现。

4. 由两名售后管家在同一份台账上分工，跟进记录对双方可见，避免同一事项被重复跟进或因交接而中断。

场景价值

1. 售后信息从微信聊天记录转入系统，处理进度可查、处理结果可溯，客户询问进展时不必再临时找人核实。

2. 返修与保修期内的售后量有了结构化口径，为判断产品质量问题分布、评估安装质量提供了数据起点。

3. 物流送货件数形成基础台账，交付负载与人员安排有了参考。

两名管家在同一套数据上协同，售后事项的责任归属清晰。

4 总结与展望

东莞闼闼建材有限公司目前在简道云上运行 数十条业务流程，覆盖派单、开票、收付款、费用报销、订单上传、价格审批、发票开具、物品领用、营销活动申请与售后服务等核心环节，服务 10 家门店、约 30 家装修公司渠道和近 70 名员工。其中派单开票、收款、费用报销、订单上传四个应用使用频率最高，整体有着如下的改善提升：

1.系统从 4 套收敛为 1 套。 过去审批在企业微信、考勤在钉钉、财务在用友畅捷通、下单走总部系统，同一笔业务要在多套系统之间来回切换。现在核心业务流和资金流在简道云一套体系内跑完，员工处理日常事务不再需要跨系统核对。

2.客户主数据从多处重复录入变为一次录入、全流程复用。 派单、收款、开票、核销、下单明细均从同一客户信息源引用，数据一致性靠结构保证，不再依赖人工比对。100 余条会计科目在报销流程内标准化使用，费用归类口径统一。

3.设计师派单从微信私发转为系统流程。 任务是否被接收、是否已上门、图纸是否已回传，派单人员打开看板即可确认。节点限时提醒将交付时效从管理要求变成系统规则，管理者不必再逐人追问进度。

4.财务工作从手工搬运数据转向线上审核。 收款、退款、余款按直营店、加盟店、大客户三类渠道分列管理，整单毛利与设计师提成由公式自动计算，网拍单号与到账时间在流程内联动确认。财务日常工作的重心从找流水、做台账转向审核单据和处理异常。

5.订单资料从邮箱分散存储变为集中归档。 销售订单、测量照片、合同、图纸等附件统一沉淀在系统中，历史订单检索从翻邮箱变成查数据表，月度品类统计由系统生成。

6.售后信息从微信聊天记录转入结构化台账。 处理户数、返修户数、保修期内户数有了统一口径，两名售后管家在同一份数据上协同，责任归属清晰。

值得关注的是，这套系统并非由专业 IT 团队搭建，而是由公司负责人利用业务间隙自行完成，推进节奏是"上线一条、用一条、优化一条"。没有大平台、大改造的投入，按业务优先级分三个阶段逐步生长，最终形成了贴合自身业务的个性化管理平台。

随着收款、费用、提成、毛利等数据的持续积累，后续计划经营分析将从"能看到"进一步走向"能预判"——哪些品类利润贡献高、哪些渠道回款周期长、哪些设计师的交付效率还有提升空间，这些数据将为后续的经营决策提供更扎实的依据。